ULASAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

S

istem Informasi Akuntansi adalah suatu kumpulan struktur dan prosedur berbasis teknologi informasi yang bekerja bersama dengan tujuan untuk mengubah data-data keuangan menjadi informasi keuangan yang berguna bagi stakeholder.Dalam definisi tersebut terdapat kata kunci Sistem Informasi, yaitu mengubah data menjadi informasi. Kata kunci inilah yang seringkali tidak dipahami oleh orang awam, sehingga mereka salah mengartikan Sistem Informasi dengan pemrograman dan coding-coding rumit. Padahal, mengubah data menjadi informasi adalah fungsi dari database. Artinya, mempelajari Sistem Informasi berarti harus mempelajari database, karena database adalah fondasi utama dari suatu Sistem Informasi.

Pada tahun 1980-an dan 1990-an, banyak ditemukan bahwa praktek-praktek akuntansi manajemen tradisional sudah tidak mampu lagi melayani kebutuhan manajerial. Kalkulasi biaya produk yang lebih akurat lebih berguna, dan yang menjelaskan secara rinci penggunaan masukan, dibutuhkan untuk memungkinkan manajer meningkatkan kualitas, produktifitas, dan mengurangi biaya. Sebagai tanggapan terhadap kelemahan akuntansi biaya manajemen tradisional, berbagai usaha dilakukan untuk mengembangkan sistem akuntansi manajemen baru yang dapat memenuhi kebutuhan lingkungan ekonomi dewasa ini.

Coba anda bayangkan sebuah perusahaan dagang (retail) seperti Carrefour. Perusahaan ini melakukan transaksi penjualan yang jumlahnya ribuan per hari dalam satu cabang, belum lagi transaksi-transaksi lain seperti penggajian. Sekarang, bayangkan bagaimana anda dapat membuat laporan keuangan untuk perusahaan ini, satu bulan saja, cukup rugi-laba, neraca, dan perubahan ekuitas, menggunakan kemampuan akuntansi keuangan yang anda pelajari di perkuliahan. Berapa bulan anda rencanakan untuk menjurnal transaksi-transaksi satu bulan di sebuah Carefour, berapa tahun untuk Carefour Jakarta? Berapa banyak sheet excel atau kertas yang harus anda habiskan?

Permasalahan diatas dapat dijawab dengan menggunakan Sistem Informasi Akuntansi. Cara mempelajari Sistem Informasi Akuntansi yang paling baik adalah dengan menggunakan pendekatan siklus. Siklus yang pertama adalah siklus pengembangan sistem yaitu SDLC (System Development Life Cycle), siklus kedua adalah siklus akuntansi (transaksi-jurnal-buku besar-neraca saldo-laporan keuangan), dan siklus ketiga adalah siklus transaksi (siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus konversi, siklus sumber daya manusia, dan siklus buku besar).

Fungsi Sistem Informasi Akuntansi :

• Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
• Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
• Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Sebuah Sistem Informasi Akuntansi menambah nilai dengan cara :

• Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan.
• Meningkatkan efisiensi
• Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
• Meningkatkan sharing knowledge
• Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

Alasan Memepelajari SIA :

• Karena Informasi sangat dibutuhkan dalam pengambilan keputusan.
• SIA digunakan untuk melakukan kontrol terhadap Aset yang dimiliki organisasi tersebut.
• Menyiapkan data data keuangan dan non keuangan untuk menjadi informasi yang akurat guna pengambilan keputusan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mempelajari SIA :

• Bagaimana mengumpulkan data dan mengkaitkannya dengan aktivitas organisasi/perusahaan.
• Bagaiomana caranya menyalurkan data, informasi sehingga berguna bagi pengambilan keputusan.
• Bagaiaman caranya menjamin realbilitas, keakuratan dan ketcepatan data dan informasi yang disajikan

Cara mempelajari Sistem Informasi Akuntansi yang paling baik adalah dengan menggunakan pendekatan siklus :

1.       Siklus pertama adalah siklus pengembangan sistem yaitu SDLC (Sistem Development Life Cycle)

2.       Siklus kedua adalah siklus akuntansi (transaksi-jurnal-buku besar-neraca saldo-laporan keuangan)

3.       Siklus ketiga adalah siklus transaksi(siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus konversi, siklus sumber daya manusia, dan siklus buku besar).

1. Siklus Pengembangan Sistem

Untuk dapat merancang sebuah Sistem Informasi Akuntansi, kita harus melalui tahapan-tahapan pengembangan sistem. Tahapan tersebut adalah Planning (Perencanaan),Analysis (Analisis), Design (Perancangan), Implementation (Implementasi), dan Post Implementation(Pascaimplementasi).

1.1 Perencanaan (Planning)

Dalam tahap ini, pengembang sistem melakukan perencanaan mengenai SIA yang akan dibuat. Seberapa besar perubahan yang harus dibuat dari sistem awal, infrastruktur apa saja yang dibutuhkan, berapa besar costpengembangan dan benefit yang nantinya akan dihasilkan. Hasil akhir dari tahap perencanaan ini adalah proposal proyek atau dokumen perencanaan.

1.2 Analsis (Analysis)

Dalam tahap ini, pengembang sistem melakukan analsis mengenai data-data apa saja yang harus dikelola, informasi apa saja yang harus dihasilkan, apa saja Entitas dan bagaimana Relationshipnya. Hasil dari tahap ini adalah ER-Diagram. Selain itu, analisis mengenai pengendalian internal (internal control) juga perlu dilakukan. SIA sangat terkait dengan SPI (Struktur Pengendalian Internal), karena informasi yang dihasilkan dari SIA harus memenuhi karakteristik kualitatif informasi.

Untuk dapat memenuhi karakteristik kualitatif informasi tersebut, SIA harus digunakan juga sebagai bagian dari SPI. Adapun komponen dari SPI adalah Lingkungan Pengendalian, Penilaian Risiko, Aktivitas Pengendalian, Informasi dan Komunikasi, Pengawasan (Monitoring). Dalam tahap Aktivitas Pengendalian, terdapat Pengendalian Umum (General Control) dan Pengendalian Aplikasi (Application Control)..

1.3 Perancangan (Design)

Dalam tahap ini, pengembang sistem merancang SIA dalam DBMS (Database Management System). ER-Diagram dan Pengendalian atas risiko yang mungkin muncul, diterapkan dalam rancangan aplikasi menggunakan DBMS, sehingga akan menghasilkan aplikasi SIA. Bila lebih mutakhir, aplikasi SIA dapat dibuat terintegrasi antar siklus (akan dibahas dalam pembahasan selanjutnya, siklus transaksi).

1.4 Implementasi (Implementation)

Dalam tahap ini, pengembang sistem mengimplementasikan SIA dalam organisasi. Permasalahan yang biasa terhadi adalah penolakan karyawan atas sistem baru (user resistance). Ada beberapa metoda yang dapat digunakan untuk mengatasi permasalahan ini seperti phased in, parallel, direct, big-bang, dan lain sebagainya.

1.5 Pascaimpelementasi (Post Implementation)

            Dalam tahap ini, sistem yang sudah diterapkan diperiksa secara berkala. Bugs-bugs yang muncul dibenahi, pemutakhiran field dalam table dilakukan jika terdapat transaksi atau data baru, atau pengelolaan konsistensi data.

2. Siklus Akuntansi

Akuntansi diawali dari munculnya transaksi yang kemudian dijurnal, jurnal diposting ke buku besar, kemudian dibuat neraca saldo, hasil dari neraca saldo ditampilkan dalam laporan rugi-laba, posisi keuangan (neraca), dan perubahan ekuitas. Bagaimana kita dapat melakukan proses ini di computer? Mungkin pengembang sistem akan kebingungan, bagaimana cara memasukkan transaksi-transaksi ke laporan keuangan. Kuncinya ada dalam 3C (Chart of Account, Currency, Calendar).

3. Siklus Transaksi

Akuntansi memiliki siklus-siklus transaksi utama. Siklus transaksi ini adalah pengelompokan transaksi-transaksi yang sifatnya berulang dan keterjadiannya banyak. Kegunaan dari pengelompokan transaksi dalam siklus adalah memudahkan kegiatan operasi dan pembuatan laporan keuangan berbasis sistem. Contoh siklus transaksi adalah siklus pendapatan. Sebuah perusahaan pasti memiliki siklus pendapatan. Untuk perusahaan dagang,siklus pendapatan diawali dari pesanan pelanggan, penjualan, pengiriman. Transaksi ini akan terjadi berulang-ulang. Jika ada pelanggan yang mau beli, pasti akan memesan dahulu, kemudian melakukan transaksi pembayaran, dan pengiriman dilakukan.

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan data menjadi informasi, siklus-siklus transaksi dapat dipisah per bagian (misalnya bagian penjualan), kemudian siklus-siklus tadi diintegrasikan untuk menghasilkan laporan keuangan.

 Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi SIA dalam perusahaan yaitu sebagai berikut :

1. AnalisaPerilaku
   Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.
2. Akuntan
   tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif. Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.
3. Metode Kuantitatif
   Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.
4. Komputer
   Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.